Ön Muhasebe Nedir, Şirketler İçin Neden Önemlidir?

Bir işletmenin kalbi satışlarsa, beyni ve sinir sistemi de muhasebesidir. Pek çok girişimci muhasebe denilince sadece mali müşavirin ay sonunda kestiği vergi beyannamelerini düşünür (Genel Muhasebe). Oysa işletmenin günlük yaşamını sürdürebilmesi için kendi içinde yürüttüğü kayıt sistemine Ön Muhasebe denir.

Ön Muhasebe Nedir?

Ön muhasebe, bir işletmenin günlük ticari işlemlerinin (para giriş çıkışı, fatura kesimi, mal alımı) işletmenin kendi bünyesinde (veya bir personel/yazılım aracılığıyla) anlık olarak kaydedilmesi, sınıflandırılması ve takip edilmesidir.

Ön muhasebe devlete hesap vermek için değil, patronun işletmesini yönetebilmesi için tutulur.

Ön Muhasebede Hangi İşlemler Takip Edilir?

• Kasa/Banka Takibi: Günlük nakit ve banka giriş çıkışlarının işlenmesi. "Kasada/Bankada şu an ne kadar paramız var?" sorusunun yanıtı.
• Cari Hesap (Müşteri/Tedarikçi) Takibi: Kimden ne kadar alacağımız var? Hangi tedarikçiye (toptancıya) ne kadar borcumuz var ve vadesi ne zaman?
• Fatura ve İrsaliye İşlemleri: Satılan mallar için satış faturası kesilmesi (veya e-fatura), alınan ürünlerin alış faturalarının işlenmesi.
• Stok (Depo) Takibi: Depoya giren malların kaydı, satılan malların düşülmesi. "Elimizde hangi üründen kaç adet kaldı?"
• Çek / Senet Takibi: Müşteriden alınan veya firmaya verilen çeklerin vade ve tahsilat durumlarının kaydı.

Ön Muhasebe Neden Bu Kadar Önemlidir?

Şirketlerin iflas etmesinin veya krize girmesinin en büyük nedeni "kâr etmemek" değil, "nakit akışını yönetememektir". Ön muhasebesi zayıf olan bir firma, çok satış yapsa bile vadesi gelen borçlarını (vergi, maaş, kira) nakit olarak elinde tutmadığı için ödeyemez. İyi bir ön muhasebe sistemi size şu gücü verir:

• Kâr/Zarar durumunuzu anlık görürsünüz.
• Tahsilatları geciktirmezsiniz.
• Mali müşavirinize temiz ve düzenli evrak göndererek cezalı vergi (eksik/kayıp fatura) riskini önlersiniz.

Ön Muhasebe Nasıl Tutulmalıdır? (Excel mi Yazılım mı?)

İşletme yeni kurulduğunda ön muhasebe basit bir Excel tablosuyla veya bir defterle başlar. Ancak işlem hacmi arttıkça Excel hata yapmaya çok müsaittir. Günümüzde bulut tabanlı ön muhasebe programları (SaaS yazılımları) hem e-fatura kesmenizi sağlar hem de tüm tahsilat/borç durumunuzu tek tıkla raporlar.